Certificeringen

 

 

 

Certificatie van managementsystemen

Oud Arlesteyn heeft ruime ervaring met het certificeren van managementsystemen. Onze medewerkers en kennispartners hebben hun sporen verdiend bij diverse organisaties waaronder Lloyd’s Register, DNV, Bureau Veritas en C+ Certificering. Dat de meeste medewerkers ook lead auditor zijn maakt ons bij uitstek geschikt om deze trajecten te begeleiden. We weten immers hoe de de externe auditor denkt en hoe de verschillende normeringen in elkaar steken. 

Trajectbegeleiding en certificering kan ook in het Engels uitgevoerd worden. En staat er een norm niet tussen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.  Met name BRL en andere (specifiek Nederlandse schema’s ) kunnen in overleg beoordeeld worden. En soms zeggen we ook nee tegen een schema.

Waarom certificeren?

Met een certificering laat u zien dat uw organisatie voldoet aan de internationale wet- en regelgeving en dat u continu bezig bent om uw organisatie te verbeteren. 

Er zijn veel certificatieschema’s en wij beperken ons tot de managementsystemen, waarvan kwaliteit, veiligheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen de meest voorkomende zijn (Resp. ISO 9001, VCA/VCU en ISO 26000).

Aandachtspunten voor certificering:
  • Klantbehoefte (vraagt de klant er om?)
  • Klanttevredenheid ( is het een probleem of kan dit beter?)
  • Communicatie ( bv. imago)
  • Wet- en regelgeving
Let op
  • Certificeren is een middel, geen doel.
  • De geleverde kwaliteit wordt bepaald door de afnemers (de markt).
  • Procedures vervangen nimmer gezond verstand!
Waar gaat het vaak fout?
  • Geen commitment van directie/leiding/verantwoordelijken.
  • Geen planmatige of gestructureerde aanpak
  • Ontbreken van een tijdspad en aansluitende deadline.
  • De ‘would-be’-situatie wordt beschreven (hoe men zou willen dat het is, i.p.v. hoe het nu is).
  • Training en competentie
  • Interne communicatie

Certificatie checklist

Hieronder hebben wij de negen meest voorkomende stappen van een certificatietraject voor u op een rijtje gezet. 

1. Wat is het raamwerk?

Zorg voor voldoende normkennis, verkrijg de normdocumentatie en maak jezelf bekend met de eisen van de norm. Vraag aan zakenrelaties en netwerken wat certificatie betekent voor hun en of het wat oplevert. In vakliteratuur en op internet is veel te vinden. Belangrijk is echter dat je zelf bepaald hoe het bedrijf “gerund” wordt en niet de norm. Het kan zo zijn dat het structureren van de processen wel gewenst is, maar certificatie niet.

2. Wie gaat het project draaien? 

Het werken volgens een managementsysteem is een strategische beslissing die door de hele organisatie gedragen en begrepen moet worden. En dan is het dus belangrijk dat naast een toegewijd team ook de directie hierbij betrokken is.

3. Wat is het kennisniveau?

De medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het implementeren en onderhouden van het managementsysteem moeten goed opgeleid zijn. Er is veel keuze in opleidingen en trainingen.

4. Moet u externe kennis inhuren?

Is de organisatie die je gaat ondersteunen er een die binnenkomt en je vertelt hoe het systeem er uit gaat zien of wil je samen een managementsysteem opzetten dat van jezelf is ook na vertrek van de adviseur?
Neem in overweging of deze adviseur betrokken, betrouwbaar en betaalbaar is.

5. Maak een handboek

Hier is helaas nog veel misverstand over, meters papier zorgen niet voor een beter systeem, en veel intranet toepassingen voldoen tegenwoordig uitstekend. Daar waar werkinstructies en formulieren nodig zijn kan gekozen worden voor een papieren versie hiervan, maar altijd m.b.t. de relevante processen.

6. Ontwikkel relevante procedures

Niet om je te belemmeren in de bedrijfsvoering, maar om afbreukrisico’s te voorkomen. Maak goed gebruik van het kennis- en ervaringsniveau van de medewerkers en voorkom te gedetailleerde beschrijvingen van dagelijkse werkzaamheden.

7. Implementeer het managementsysteem

Werkt het in de praktijk? Het is belangrijk dat alle medewerkers weten waarom en hoe ze de systemen moeten toepassen, dit voorkomt parallelle systemen en werkwijzen en zorgt voor draagvlak in de gehele organisatie. Communicatie en interne verkoop van het managementsysteem is hierbij essentieel.

8. Welke certificeerder?

Er zijn vele certificeerders.
Let hierbij op :

  • Is de certificerende instelling (CI) geaccrediteerd volgens de RvA?
  • Past de CI bij mij (prijs, werkwijze, bekendheid in branche etc.)?

Wij hebben ruime ervaring met diverse certificerende instellingen en kunnen u adviseren welke het beste bij uw organisatie past.

9. Optioneel: proefaudit

Door veel certificerende instellingen wordt een proefaudit aangeboden. Deze “generale repetitie” kan in veel gevallen ook door een goede adviseur worden uitgevoerd. De beslissing om alvast te wennen aan de uiteindelijke certificeerder is hierbij echter een belangrijk punt.